Simplifier l'administration des avantages sociaux pour accroître la valeur

Dans le monde en constante évolution et complexe de l'administration des avantages sociaux, la tendance vers la simplification prend de l'ampleur. Alors que les organisations cherchent à rationaliser leurs activités et à accroître la valeur de leurs offres de rémunération globale, l'intégration de l'administration des avantages sociaux et des régimes de retraite dans un cadre unifié devient une priorité stratégique.

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Auteurs : Chris Lee Michael Poaps Jacob Hall

Regrouper le nombre de fournisseurs tiers différents peut faciliter la compréhension de ce qui est offert et la façon d'y accéder. En même temps, la communication efficace et constante de la valeur des avantages sociaux stimule la mobilisation et permet un investissement qui en vaut la peine.

Selon les sondages, le personnel trouve souvent que la gamme d'avantages sociaux offerte porte à confusion. Une approche réduite qui est claire et facilement accessible peut offrir plus de valeur qu'un programme global, et ainsi aider en arrière-plan en réduisant le fardeau et le coût de l'administration des avantages sociaux.

Argumenter en faveur de la simplification

Les spécialistes dans le domaine des avantages sociaux savent que la collaboration avec de multiples fournisseurs crée des obstacles à la coordination, à la conformité et à la communication. Comme plus de la moitié des organisations déclarent peu ou pas de capacité au sein de leurs équipes des RH, les employeurs cherchent de plus en plus des moyens de simplifier l'administration des avantages sociaux et des régimes de retraite¹. Les personnes qui cherchent des gains d'efficacité encouragent la simplification.

Souvent, un employeur traite avec un fournisseur différent pour chaque groupe de services (comme l'assurance maladie collective, les soins de santé virtuels, les programmes d'aide aux employés, l'assurance vie et le bien-être financier). En regroupant les services, les équipes des RH peuvent réduire la complexité de traiter avec plusieurs fournisseurs et de gérer des processus d'administration des avantages sociaux.

L'intégration administrative avec moins de fournisseurs accélère le processus de mise en œuvre et réduit le risque d'erreurs. Il est plus efficace de collaborer avec une seule équipe de personnes qui connaissent les besoins et la composition uniques de l'organisation que de travailler avec de multiples personnes-ressources dans différentes organisations. Cette approche simplifiée peut réduire les coûts en éliminant la redondance administrative et en permettant aux spécialistes des RH de se concentrer sur d'autres priorités stratégiques.

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Au cours des dernières années, j'ai constaté une tendance significative d'essayer de combiner les avantages sociaux et les programmes de retraite auprès d'un seul assureur pour des raisons d'efficacité administrative. Il y a beaucoup d'avantages du point de vue des employeurs. Ils peuvent facilement travailler avec une seule équipe, une seule compagnie d'assurance et une stratégie de communication unifiée sous la même marque et toutes les données sur un seul portail.

Jacob Hall, vice-président de secteur, Services collectifs de retraite

La simplification peut également accroître la mobilisation du personnel et leur compréhension des avantages sociaux. Lorsque les avantages sociaux sont accessibles au moyen d'une plateforme centralisée ou d'un portail d'identification unique, le personnel est plus susceptible de s'en souvenir et de les utiliser. Il acquiert également une vision plus globale de ses avantages sociaux. Par exemple, lorsqu'il accède au portail pour vérifier son solde à la retraite ou mettre à jour les bénéficiaires, il peut voir les autres avantages qui lui sont offerts.

Il y a aussi la possibilité de réduire le fardeau de l'administration des avantages sociaux pour la main-d'œuvre si les documents d'inscription sont simplifiés et accessibles en ligne, et qu'une réponse peut être obtenue rapidement. Un processus d'adhésion facile et efficace du fournisseur le différencie en favorisant la mobilisation du personnel dans le cadre des programmes d'avantages sociaux.

Intégrer les données pour prendre des décisions plus éclairées

Alors que le marché s'efforce de répondre à la demande des employeurs pour l'intégration des données dans de multiples programmes, la tendance à regrouper les fournisseurs aide à faire en sorte que les employeurs soient bien placés pour tirer parti de ces capacités une fois qu'elles sont entièrement accessibles.

Les données sont un outil puissant, et la consolidation des fournisseurs offre un plus grand potentiel d'intégration des données entre plusieurs programmes d'avantages sociaux. Les analyses qui en découlent fournissent des renseignements essentiels pour évaluer la façon dont les avantages sociaux sont utilisés et déterminer les services de faible valeur. Ces données permettent également de cibler plus efficacement les communications sur les avantages sociaux afin de favoriser une mobilisation accrue.

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Les données sont l'épine dorsale qui aide la clientèle à prendre des décisions administratives intelligentes, offrant une vision approfondie qui a une incidence importante sur les membres du personnel et leur famille. En examinant de plus près les demandes de règlement et en analysant comment les avantages sociaux sont utilisés, nous pouvons peaufiner et améliorer les offres pour mieux répondre aux besoins de la main-d'œuvre, améliorer le bien-être et maximiser la valeur. En fin de compte, cette approche crée une situation gagnante où le personnel est satisfait, et l'organisation prospère.

Michael Poaps, vice-président de secteur, Services collectifs de retraite et d'avantages sociaux

Il est important de noter que l'intégration des programmes ne mène pas automatiquement à de meilleures analyses des données. Bien que les données soient essentielles pour prendre des décisions, les systèmes actuels présentent souvent les données dans des volets distincts, ce qui limite la capacité de cerner les tendances entre les programmes. Toutefois, les capacités d'analyse des données évoluent rapidement, et le potentiel de résolution de ce problème est prometteur.

Parmi les obstacles actuels à surmonter dans la recherche de meilleures données et analyses, il y a la difficulté technique d'harmoniser des systèmes disparates et parfois anciens. Par exemple, 31% des employeurs signale qu'il est difficile d'intégrer son régime de retraite à d'autres régimes de rémunération globale².

D'autre part, l'harmonisation de l'administration des régimes de retraite avec d'autres avantages sociaux permet aux employeurs d'offrir des ressources complètes en matière d'éducation et de planification financières. Cela aide la main-d'œuvre à prendre des décisions plus éclairées au sujet de son avenir financier et l'encourage à mieux utiliser ses avantages sociaux.

Prioriser la communication des avantages sociaux

Un état d'esprit axé sur l'efficacité et la simplification devrait également intégrer la communication sur les avantages sociaux. Une communication bien conçue et ciblée a le pouvoir de transmettre et d'améliorer la valeur des avantages sociaux. Pensez à l'élaboration des messages de la main-d'œuvre dans une optique de marketing.

Des messages ciblés sur ce que le personnel y gagne peuvent aider à retenir son attention, en maximisant leur impact. Si la main-d'œuvre ne comprend pas et n'apprécie pas ses avantages, l'investissement fait par l'organisation n'est pas un facteur de différenciation concurrentiel.

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Je recommande toujours aux employeurs de résister à la tentation de faire connaître toutes les différentes protections en énumérant leurs fournisseurs. La vérité, c'est que la main-d'œuvre ne pense pas à sa santé et à son bien-être de cette façon.

Chris Lee, vice-président, Expérience employé et communications

Une communication plus efficace est une priorité stratégique de premier plan pour les employeurs qui cherchent des moyens d'améliorer l'attraction, le maintien en poste et la mobilisation du personnel en 2025¹. Lorsque les employeurs communiquent les programmes offerts d'une manière qui met en évidence les avantages sociaux et les problèmes de bien-être qu'ils règlent pour les personnes et leur famille (le cas échéant), le personnel comprend mieux ce qui est offert et est plus susceptible d'y adhérer.

Le bon message peut empêcher une organisation d'ajouter ou d'améliorer inutilement des avantages sociaux. La main-d'œuvre peut tenir pour acquis même le programme d'administration des avantages sociaux le plus solide si elle ne connaît pas ou n'apprécie pas la valeur offerte.

En la sensibilisant à ses avantages sociaux, on fait souvent en sorte que les organisations puissent mieux profiter de la couverture actuelle à une fraction du coût des ajouts ou des améliorations aux programmes. Utilisez des histoires du personnel réelles, un langage clair et des messages cohérents pour mobiliser la main-d'œuvre et rendre leurs avantages sociaux plus intéressants.

Harmoniser les considérations de simplification avec les besoins organisationnels

La simplification de l'administration des avantages sociaux offre des avantages importants, en particulier en ce qui a trait à la réduction des fardeaux administratifs et à l'amélioration de la mobilisation du personnel. Toutefois, ce n'est pas une solution universelle. Les organisations doivent évaluer soigneusement les avantages par rapport aux inconvénients potentiels, comme la perte du choix du fournisseur et les limites de l'intégration des données.

En fin de compte, la clé pour maximiser la valeur des avantages sociaux réside dans une approche stratégique qui allie simplification et communication efficace des avantages sociaux. En aidant la main-d'œuvre à comprendre et à apprécier ses avantages sociaux, les organisations peuvent favoriser une culture de bien-être et de soutien qui correspond à leurs objectifs généraux.

À mesure que l'industrie de l'administration des avantages sociaux continue d'évoluer, l'adaptation de stratégies pour répondre aux besoins uniques de chaque organisation aide à ce que la simplification de l'administration des avantages sociaux et l'utilisation de communications ciblées améliorent vraiment la valeur tant pour les employeurs que pour la main-d'œuvre.